Не пропусти новый курс по Instagram
Составление плана проекта: оправдываем ожидания персонала и стейкхолдеров
Баженова Маргарита
Директор по развитию LEADHUNTER GROUP
Левина Ильяна
Та самая королева конверсии
Как стать клиенто-ориентированной компанией?
  • /
  • /
Смотрите часть
1-го из 22 уроков интенсива
А дальше решите сами, стоит ли купить интенсив и изменить свою жизнь уже сегодня или продолжать стоять на месте?

Составление плана проекта: оправдываем ожидания персонала и стейкхолдеров

Для каждого проекта важно планирование. На данном этапе закладывается фундамент, от надежности которого зависит успешная реализация проекта.

По сведениям Международной ассоциации управления, проектами лишь 19% компаний заканчивают проекты успешно. 30% не нарушают дедлайна, а 36% не выходят за рамки бюджета.

Планирование – важный этап каждого проекта. Работая над ним, менеджеры собирают и анализируют всю информацию.

План проекта

План проекта представляет собой документ, содержащий полную информацию о проекте: схемы, цели, исполнители, поставленные задачи, сроки и бюджет.

Такой документ является результатом стадии планирования. Его утверждают до начала работы.
Диаграмма Ганта – инструмент, который менеджеры используют при создании графика проекта. С помощью нее улучшается возможность обмена информацией с заинтересованными лицами. Диаграмма Ганта позволяет участникам понять полную картину.

Кроме того, при планировании используют и другие способы визуализации:
  • CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
  • WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
  • PERT-диаграмма.
Составление графика состоит из нескольких планов:
  • Управление трудовыми ресурсами в компании при учете их доступности, а также наличия профессиональных навыков у персонала;
  • Управление расходами. В их число входят закупки и обязательства, возникающие перед подрядными организациями;
  • Коммуникация с точным указанием формата общения с персоналом и заинтересованными лицами;
  • Работа с вероятными рисками;
  • Оценка качества, в которой описаны показатели для ее производства.
Этот большой список менеджеры используют не всегда. Для составления хорошего графика достаточно в одном документе рассказать о вышеперечисленных.

Такой документ содержит сведения о:
  • Требованиях к проекту;
  • Сроках исполнения;
  • Объемах выполненных работ;
  • Участниках;
  • Бюджете;
  • Используемых ресурсах;
  • Вероятных рисках во время исполнения проекта.

Цель плана проекта

График проекта необходим для утверждения договоренностей и улучшения взаимодействия между участниками. Кроме того, с помощью него закрепляются объемы работ и финансовые средства, вложенные в планирование.

В таком документе должны содержаться ответы на следующие вопросы:
  • Для чего? Для чего в проект необходимо вложить деньги. С какой проблемой он поможет справиться?
  • Что? Какие действия необходимо выполнить для достижения поставленных целей?
  • Кто? Какие сотрудники будут привлечены к участию в проекте, перечень их обязанностей;
  • Когда? В какой промежуток времени проект будет реализован.
Пример плана проекта
Чтобы создать график проекта, менеджеры используют системы управления проектами. Они оптимизируют процессы, минимизируя потраченное время и упрощая контроль за течением работы.
ПО для управления рабочими процессами используется менеджерами различных звеньев, особенно в крупных организациях.

Как показывает статистика, 77% высокоэффективных проектов используют для управления рабочими процессами.

С помощью таких систем удается:
  • Ставить задачи;
  • Выбирать для выполнения задач одного или нескольких исполнителей;
  • Осуществлять управление виртуальными ресурсами;
  • Назначать их стоимость;
  • Создавать зависимости;
  • Контролировать выполнение поставленных задач;
  • Управлять рабочим временем каждого специалиста;
  • Создавать персональные календари;
  • Отправлять график в виде ссылки;
  • Создавать отчеты;
  • Проводить работу с портфелями проектов;
  • Комментировать задачи, прикреплять файлы.

Шаблон плана проекта

Использование готовых шаблонов позволяет не начинать планирование сначала при создании проекта. Бесплатные шаблоны Ганта подходят для различных сфер:
  • Создания программного обеспечения;
  • Строительной сферы;
  • Организации мероприятий;
  • Маркетинга;
  • Сферы торговли;
  • Производственного процесса;
  • Дизайна.

Этапы составления плана проекта

Менеджеры с опытом имеют всю необходимую информацию об участниках проекта и могут ответить на любой вопрос.

Знакомство с участниками проекта
Пообщайтесь, чтобы достичь успеха. Познакомьтесь с коллегами и обсудите организационные моменты. Проанализируйте потребности и ожидания каждого участника. Поддерживайте обратную связь при реализации проекта

Определите цели проекта
Менеджер должен ясно понимать, что чего существует проекта, какие цели преследует. Ответы на эти вопросы, помогут каждому участнику понять, что идея достойна внимания и воплощения.

Определите объемы работ
На данном этапе менеджер:
  • Формулирует итоговую цель;
  • Определяет срок реализации;
  • Разбивает проекта на фазы, вехи;
  • Останавливает выбор на методологии управления проектом;
  • Определяет технические требования и ограничения;
  • Дает оценку.
Разработайте детальный план проекта
После определения целей, сроков и фаз разработайте подробный график. В нем должна быть указана каждая задача и срок, который отводится на ее выполнение.
Не настраивайтесь чересчур оптимистично. Оценивайте своих коллег реально. Важно думать о выходных, праздниках и трудовых отпусках.

Распределите роли и обязанности
Выберите из штата сотрудников, которые будут выполнять определенные задачи. На этом этапе важно учесть опыт и профессиональные навыки каждого.

Оцените вероятные риски
Опытный специалист всегда думает о рисках. К числу таковых можно отнести:
  • Дополнительные траты;
  • Необходимость привлечения к работе специалистов вне штата;
  • Срывы сроков выполнения задач;
  • Нетрудоспособность персонала, увольнение;
  • Срочные командировки.
Команда должна быть готова к рискам. После составления детального плана с его содержанием важно ознакомить каждого специалиста. Используя инструмент управления рабочими процессами онлайн, вам удастся обеспечить постоянный доступ коллег к плану.
Планирование – важный этап в реализации любого проекта. Чтобы работа была выполнена качественно и в срок необходим детальный график. С подробным планом проекта менеджер будет уверен, что все участники имеют общие цели, будут видеть рабочие процессы и их изменения.
Читайте ещё на тему
"Теоретическая база для специалистов в сфере digital"