Не пропусти новый курс по Instagram
Как планировать свой день, чтобы не уставать: советы и примеры
Баженова Маргарита
Директор по развитию LEADHUNTER GROUP
Левина Ильяна
Та самая королева конверсии
Как стать клиенто-ориентированной компанией?
  • /
  • /
Наличие плана на день важно для каждого человека вне зависимости от рода его деятельности. Важно многое успеть, быть достаточно продуктивным и при этом не чувствовать себя уставшим. Именно поэтому планирование дня — крайне актуальный вопрос для каждого. Особо занятые люди зачастую составляют графики на неделю или даже месяц вперед, а у некоторых есть планы и на год. Однако наиболее важную роль играет именно ежедневное планирование дел. Как делать это правильно?
Почему каждому следует планировать свой день
Составлять планы на каждый день важно для того, чтобы максимально эффективно использовать время и выполнять как можно больше дел. Грамотно составленный график помогает быть более собранным и сконцентрированным на важном.

Поначалу его составление может показаться слишком сложным, однако если начинать постепенно и сделать это своей привычкой, а также приложить усилия, можно составить максимально удобный план, который поможет достичь целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — достаточно популярный метод планирования своего дня, а также управления временем. Он был создан Максимом Дорофеевым — бизнес-тренером, который модифицировал методику повышения личной эффективности GettingThingsDone.

Так, «инбоксы», или «входящие» — это все планы и задачи, которые предполагают совершение какого-либо действия, принятия решения. Если «инбокс» переполнен, мозг не может сконцентрироваться на выполнении дел, поэтому важно очищать его и доводить все задачи до конца.

Как работать со входящими?

Все идеи, задачи и прочие дела стоит записывать в отдельный список, то есть инбокс. Они должны обязательно быть сохранены в одном месте — не требуется составлять много перечней, чтобы концентрироваться было проще. В инбоксе будут храниться все дела до того, как их рассортируют. С появлением новых входящих он будет пополняться, а выполненные задачи — исключаться.

Важно регулярно просматривать этот список — ежедневно или еженедельно, а также своевременно исключать дела, которые уже были выполнены, или добавлять новые.

Такой метод предполагает два приоритета для всех задач — те, которые надо выполнить, и те, которые не требуется выполнять. То есть каждая задача должна отвечать на вопрос — «Что нужно сделать?».
Советы по работе с электронной почтой
1) Проверяйте почту 1-2 раза в день и каждое прочитанное письмо не отмечайте как важное/срочное/непрочитанное “чтобы не забыть”, а сразу решайте, что сделать с письмом:

  • поставьте задачу на основе полученной информации
  • ответьте
  • передайте другому
  • удалите

2) Настройте автоматическую отметку всех новых писем как прочитанные. Это не будет психологически давить и постоянно напоминать о том, что письма висят необработанные.
С таким способом все письма, которые будут не обработаны, останутся в папке “входящие”. Только без этого назойливого значка “непрочитанное”.

Ниже будут 3 инструкции по настройке автоматической отметки "Прочитано" для Mail.ru, Gmail.com и Яндекс Почты.

Инструкция “Как сделать автоматическую отметку писем прочитанными в Mail.ru”

  • “Настройки” — “Все настройки” — “Фильтры” — “Добавить фильтр”
  • Удалить условие “Если выполнено условие”. Появится текст “Применять ко всем письмам”
  • Поставить галочку напротив “Пометить прочитанным”
  • “Сохранить”

Инструкция “Как сделать автоматическую отметку писем прочитанными в Gmail.com”

  • “Настройки” — “Все настройки” — “Фильтры и заблокированные адреса” — “Создать новый фильтр”
  • “Размер” — вставить в пропуски [ больше ] [ 0 ] [ KB ]
  • “Создать фильтр”
  • Поставить галочку напротив “Отметить прочитанным”
  • “Создать фильтр”

Инструкция “Как сделать автоматическую отметку писем прочитанными в Яндекс Почте”

  • “Настройки” — “Правила обработки писем” — “Создать правило”
  • “Применять” [ ко всем письмам, включая спам ]
  • Поставить галочку напротив “Пометить прочитанным”
  • Удалить условие “Если”
  • “Сохранить правило”
Список задач (или to-do list)
Каждый человек постоянно думает о том, какие дела ему еще предстоит выполнить или какие события произойдут. Когда его мозг постоянно этим заполнить, продуктивно работать не получается. А вот когда задачи записаны — на бумагу или заметки в смартфоне — работать над делами проще, поскольку не приходится держать все это в голове. Поэтому крайне полезно составлять так называемый to-do list.

Итак, как удобнее составлять список задач?

1) Найдите наиболее удобное для себя приложение, в котором можно вести список. Одни из популярных — Doit.Im, Evernote или Todolist. Если вам проще составлять перечень на бумаге, можно воспользоваться блокнотом или ежедневником.

2) Внесите в свой список все дела, которые предстоят, даже самые мелкие. Не забудьте проверить напоминания в телефоне, информацию из личных переписок и рабочих чатов, чтобы ничего не забыть. Сначала может получиться хаотичный перечень.

3) Важно структурировать все задачи и постараться расставить приоритеты. Так, сначала нужно выделить особенно важные дела. Если сделать это сложно, стоит воспользоваться принципом Парето — 80/20: 20% задач практически всегда будут важнее 80% оставшихся.

Также можно воспользоваться и матрицей тайм-менеджмента, которая предполагает разделение всех задач по срочности и важности. Лист бумаги стоит разделить на 4 части, а затем распределить все дела из списка в каждую из частей:

  • А — наиболее важные и срочные дела;
  • В — важные, но несрочные;
  • С — срочные, но неважные;
  • D — несрочные и неважные.

Шаблон:
Пример:
Сначала может показаться, что составлять так план слишком сложно. Однако достаточно однажды попробовать, чтобы понять, что это крайне удобно.
Распорядок дня
Распорядок дня отличается от списка дел тем, что в нем указывается точное или приблизительное время выполнения. Составлять его стоит, когда хочется получить как можно больше пользы от затрачиваемого времени, а также расписать свой день буквально по минутам.

Составлять распорядок дня можно в приложении, календаре на смартфоне или также в ежедневнике. В нем стоит учитывать абсолютно все, что для вас важно. По часам можно расписать дела, которые требуется выполнить сегодня — от завтрака и гигиенических процедур до рабочих задач. Лучше формулировать их как можно проще, чтобы воспринимать их было удобнее. При составлении именно распорядка дня важно ничего не забыть, иначе все расписание может нарушиться.

Стоит заранее постараться объективно оценить время, которое потребуется на выполнение той или иной задачи. И лучше всегда оставлять небольшой запас для каждого дела, поскольку непредвиденные обстоятельства могут возникнуть у каждого.

Как планировать свое утро, чтобы сложные задачи щелкать как орешки, смотрите в видео ниже.

Смотрите часть
1-го из 22 уроков интенсива
А дальше решите сами, стоит ли купить интенсив и изменить свою жизнь уже сегодня или продолжать стоять на месте?
Какие задачи делать днем, чтобы не выгореть к вечеру:

Работайте циклами:

  • 25 и 5
  • 90 и 30
Старайтесь менять вид деятельности
Главный секрет успешного планирования
Пример распределения задач по временным блокам:

  • Утро: подъем в 08:00, включая выходные.
  • День: Работа, деловые встречи.
  • Вечер: Время для семьи, прогулок, отдыха, хобби, ухода за собой.
  • Сон: в 22:00, включая выходные.

Этот пример распорядка дня можно взять за основу, изменив и расширив его под свои задачи.
Советы по составлению плана
Чтобы правильно распланировать свой день, стоит принимать во внимание такие рекомендации:

  • составлять план на день стоит заранее. Идеальный вариант — вечер предыдущего дня, но можно заняться этим и утром после пробуждения. Это позволит при необходимости внести коррективы, а также настроиться на рабочий лад;

  • обязательно подводите итоги дня — это должен быть последний пункт в списке на каждый день. Стоит проанализировать свое поведение, продуктивность, определить, что получилось сделать, а что оказалось слишком сложным.
Порядок составления

Если разобрать процесс подготовки плана на день на этапы, можно выделить следующие шаги:

1) Составление общего списка дел, которые требуется выполнить, при этом неважно, насколько они важны.

2) Разделение всех задач на несколько групп. При этом критерии сортировки могут быть разными — например, срочность, важность и проч. Так, к важным можно отнести задачи, которые приведут к достижению поставленных целей, поэтому выполнить их рекомендуется в первую очередь. Однако если определенные задачи требуют немедленного исполнения, начать стоит, конечно, с них.

3) Нумерация всех задач по их очередности.

4) Использование цветных пометок, специальных символов для сортировки своих дел по важности.

5) Примерное определение времени выполнения дел с запасом.

Не стоит планировать на один день слишком много задач — если справиться с ними не получится, это может расстроить. Лучше планировать 1-3 важных дела, которые требуется обязательно выполнить. При этом стоит распределять все особо важные задачи на неделю равномерно.
Другие полезные рекомендации
Чтобы эффективно распланировать свой день, стоит воспользоваться проверенными советами:

+ Стоит приобрести красивый ежедневник или установить приложение для своего устройства, куда будут записываться все планы. Сегодня можно найти множество удобных программ, которые умеют автоматически систематизировать задачи, напоминать о планах и многое другое.

+ Лучше держать ежедневник или планер всегда рядом с собой. Если возникнут новые дела, это позволит быстро внести изменения в распорядок дня, а также вписать новую задачу.

+ Можно использовать сразу 2-3 инструмента для планирования дел. Одной из популярных методик является BulletJournal — запись всех задач в обычную тетрадь. Ее можно сочетать с техникой Pomodoro, которая помогает эффективно выполнять дела, не отвлекаясь.

+ Правильно распределяйте свою нагрузку. Не забывайте о внутренних биоритмах и планируйте особо важные дела на то время, когда обычно у вас продуктивность выше. При этом не перегружайте себя — у каждого ежедневно должно быть время на отдых.

Освоить навыки грамотного планирования важно каждому человеку. С их помощью можно повысить собственную эффективность и продуктивность. Также нельзя забывать о времени для себя, своей семьи и хобби.
Читайте ещё на тему
"Основы тайм-менеджмента"